Pięć rzeczy, o które kupiec powinien zapytać szefa magazynu przed przetargiem na dostawcę materiałów opakowaniowych
Proces przetargowy jest nierzadko długi, wymaga od zakupowca wiele energii i dobrego przygotowania. To nie tylko poszukiwania dostawców, ale i ich weryfikacja, sprawdzanie próbek produktów, negocjacje. Wśród naszych klientów zauważamy, że gdy kupiec współpracuje w tym zakresie z kierownikiem magazynu, to efekt przetargu jest bardziej satysfakcjonujący. Żeby dokonać najlepszego wyboru, warto dokładnie zrozumieć potrzeby magazynu oraz wymagania operacyjne firmy. Stąd pomysł na ten mini przewodnik dotyczący kwestii, o które kupiec powinien zapytać szefa magazynu przed przetargiem na dostawcę materiałów opakowaniowych.
Jakie rzeczy znalazły się w naszym top 5?
Wierzymy, że gdy je poznasz, znacznie ułatwimy Ci wybór.
Na początku kluczowe jest zrozumienie obecnych potrzeb magazynu. Ważne jest, aby dowiedzieć się, które produkty są najważniejsze dla magazynu i bez których proces pakowania odbyć się po prostu nie może, bo nie da się ich zastąpić niczym innym. Można bowiem wypełniacz w postaci folii bąbelkowej zastąpić chwilowo tekturą czy papierem, ale czy magazyn będzie miał czym zastąpić folię stretch? To ważne szczególnie w momentach peaków zamówień.
Nie bez znaczenia są również wymagania dotyczące pakowania różnych produktów w Waszej firmie. Każdy produkt może wymagać zupełnie innego rodzaju opakowania ze względu na swoje właściwości – inaczej zapakujemy produkt delikatny, szklany, a inaczej ciężki, wielkogabarytowy, czy też ten o nieregularnych kształtach. Gdy wiesz, jak zaplanowany jest system pakowania per różne kategorie produktowe, lepiej zrozumiesz całościowe funkcjonowanie magazynu.
Określenie zapotrzebowania oraz obecnego stanu magazynowego jest punktem wyjścia. Niby nic trudnego, ale w praktyce może przysporzyć sporo problemów. Bez gospodarki magazynowej oraz opisania produktów, ciężko wyobrazić sobie planowanie zakupów. Dodatkowo sytuację komplikuje liczba dostawców, różne terminy dostaw oraz ceny zakupu.
Warto cyklicznie zweryfikować z kierownikiem magazynu, czy obecny system pakowania jest najlepszym z możliwych, bo być może są tu pola do optymalizacji i np. zamówienie produktów customowych lub zamiana jednego produktu na inny znacząco przyspieszy proces pakowania. Przykład? Zamiana wielu wypełniaczy na jeden uniwersalny bądź cienkiej folii bąbelkowej i tektury na jeden laminat.
Zidentyfikowanie najbardziej czasochłonnych elementów procesu pakowania może pomóc w rozmowach z dostawcami – gdy przekażesz im tę informację, mogą zaproponować Ci rozwiązania, które usprawnią pracę w magazynie. Warto je wówczas skonsultować z kierownikiem magazynu – być może nie pomyślał o jakimś rozwiązaniu, bo przywykł do tego funkcjonującego od lat?
Z drugiej strony – informacje o problemach z jakością, trwałością, użytecznością materiałów są podstawą do odpowiedzi na pytanie „Czy obecne materiały opakowaniowe spełniają swoje zadanie?”. Dlatego każdy kupiec powinien dociekać, jakie problemy występują najczęściej podczas procesu pakowania. Czy dochodzi do sytuacji, że towar dociera do klienta uszkodzony? Czy jakieś materiały są trudne w użyciu, a może z jakiegoś powodu duża część materiałów jest marnotrawiona? Często problemy wynikają z tego, że planujemy zakupy bez odpowiednich danych. Okazuje się bowiem, że trudności w zaplanowaniu zakupów mogą wynikać z błędów w samym procesie pakowania. Czasem z kolei zamawiane są produkty, których właściwości nie odpowiadają danej porze roku np. zimą, gdy temperatura w magazynie jest niska, zamawiasz taśmę akrylową, której klej działa najlepiej w temperaturze +5 stopni Celsjusza. Pytania skierowane do szefa magazynu mogą pomóc w poszukiwania sposobu na optymalizację procesu pakowania – w opisanym przypadku będzie zamawianie zimą taśmy solvent lub hot-melt.
Kolejnym kluczowym aspektem jest efektywne zarządzanie zapasami i logistyką. Kupiec powinien otrzymywać od sprzedaży informację o planowanych dużych akcjach marketingowych mogących generować wzrosty liczby wysyłanych paczek czy sezonowych peakach sprzedaży.
Z kierownikiem magazynu powinien natomiast ustalić minimum stanów magazynowych. Zbyt duży stan materiałów opakowaniowych również nie jest dobry, ponieważ utrzymanie zapasów to dla firmy szereg kosztów, tj. zamrożenie kapitału, czy koszty magazynowania. Niepotrzebne zakupy mogą być przyczyną problemów z płynnością finansową firmy, dlatego wielkość zapasów zależy od przyjętej strategii.
Wiedza na temat preferowanych metod dostawy również jest istotna – czy dostawca jest elastyczny w zamówieniach oraz jaki jest czas ich realizacji. Problemy z dostawami od obecnych dostawców, chociażby opóźnienia, niekompletne dostawy, czy problemy z jakością usług, to coś, co kupiec powinien wiedzieć, bo wpływa to na proces wyboru i negocjacji.
Wiedza na temat specyfiki poszczególnych materiałów opakowaniowych bardzo się przydaje. Czy magazyn używa specjalistycznego sprzętu do pakowania? Maszyny pakujące, automatyczne systemy pakowania, podajniki, dyspensery i napinacze to narzędzia, które znacząco poprawiają efektywność operacyjną magazynu. Warto, aby kupiec dopytywał kierownika magazynu, czy istnieją specjalne potrzeby dotyczące nowych technologii lub innowacyjnych rozwiązań w pakowaniu, a także podpowiadać, co ciekawego pojawiło się w tym zakresie na rynku (często informacje te przekazują dostawcy). Niewielka zmiana może bowiem przynieść korzyści w postaci szybszego pakowania paczek, efektywniejszej pracy, czy minimalizacji kosztów. Wszystko to składa się na lepsze wyniki biznesowe firmy.
Nasi doradcy są na bieżąco z nowinkami, jeśli chodzi o materiały opakowaniowe i choć na zapytanie „Chcę kupić” mogliby po prostu sprzedać, to często okazuje się, że dzięki rozmowie różne materiały można zastąpić innymi, co zmniejszy koszt materiałów opakowaniowych w danej firmie.
Podczas składania zamówienia warto zadbać o to, aby materiały opakowaniowe były ergonomiczne, łatwe w użyciu dla pracowników, co zmniejsza ryzyko urazów i zwiększa wydajność pracy. Takie elementy wpływają na koszt opakowania, bo cóż z tego, że coś przy zakupie jest tanie, jeśli później okazuje się trudne bądź niemożliwe w użyciu np. gdy taśmy z dużym nawojem są za ciężkie dla kobiet pracujących w magazynie?
Podsumowanie
Procesowe zarządzanie zakupami wpływa na efektywne działanie firmy. Jeśli do tej pory nie przyglądaliście się procesowi zakupu materiałów opakowaniowych, warto się nad tym tematem pochylić. Przed wyborem dostawcy materiałów opakowaniowych, kupiec powinien dokładnie przeanalizować potrzeby magazynu i przyjrzeć się procesowi pakowania krok po kroku. Odpowiedzi na pytania wprost od osób, które na co dzień tych materiałów używają, pomogą w wyborze najlepszego dostawcy, który zapewni wysoką jakość produktów i usług, a także przyczynią się do optymalizacji kosztów. Zadanie to wymaga dokładnej analizy i współpracy z zespołem magazynowym, aby zapewnić, że wszystkie aspekty są uwzględnione i że wybór dostawcy będzie odpowiadał zarówno bieżącym, jak i przyszłym potrzebom firmy. Dzięki temu firma może osiągnąć lepszą wydajność, zadowolenie klientów oraz zadbać o zrównoważony rozwój.
